第 17 课 行政场景：通知、会议与资料留档

本课定位

行政工作看起来碎，但非常适合模板化。这节课围绕通知、会务和留档做起。

学习目标

• 会做行政通知模板
• 会设计会务清单
• 建立留档意识

本课会用到的技术与方法

• 通知模板
• 会务清单
• 留档规则

课前准备

• 准备 1 次真实通知或会务场景

60 分钟课堂流程

环节	讲授安排
0-10 分钟	先用 行政通知与会务包 说明岗位里的真实损耗点。
10-20 分钟	拆解流程、角色、输入材料和输出标准，让场景变得可复制。
20-35 分钟	讲师演示第一版工作流，强调模板、SOP 和人工确认点。
35-50 分钟	学员围绕自己的岗位或机构场景做一版可执行模板。
50-60 分钟	梳理如何在组织里试点、怎么复盘以及下次课的衔接任务。

核心讲授点

• 行政类工作最需要清楚和稳定。
• 通知模板和会务清单很适合沉淀。
• 留档规则能减少后续找资料的时间。

本课完整素材

行政场景要点

会议通知
场地与设备确认
签到或到场记录
会后资料留档

可直接复制给 Codex 的提示词

提示词 1：直接做第一版

我正在处理一项真实工作。
现在这项任务的主题是：行政通知与会务包

请你直接帮我做第一版，优先把结果整理成我能继续修改和发送的版本。
这次我需要拿到的内容有：
- 通知
- 会务清单
- 留档规则
- 责任人

原始材料如下：
行政场景要点：
会议通知
场地与设备确认
签到或到场记录
会后资料留档

整体要求：语言自然、结构清楚、看起来像真实工作文件，不要空话。

提示词 2：补细节和可执行性

我已经有第一版结果了，现在想把它改成更能落地的版本。
请继续围绕 行政通知与会务包 完善内容，重点补：责任分工、时间节点、提醒点和容易遗漏的细节。

这次要依据的材料还是：
行政场景要点：
会议通知
场地与设备确认
签到或到场记录
会后资料留档

我需要保留的结果包括：
- 通知
- 会务清单
- 留档规则
- 责任人

请把内容写得方便我直接拿去用。

提示词 3：改成适合分享和沉淀的版本

请把 行政通知与会务包 再整理成更适合团队分享或长期复用的版本。
我希望结果更清楚、更耐看，也更方便以后继续改。

必须保留的部分：
- 通知
- 会务清单
- 留档规则
- 责任人

原始材料：
行政场景要点：
会议通知
场地与设备确认
签到或到场记录
会后资料留档

请优先帮我把结构、标题、表述顺一下，让同事一看就能接上。

本课产出

• 完成 行政通知与会务包 的第一版结果
• 完成 行政通知与会务包 的第一版可用成果

课后任务

• 整理一个行政场景模板
• 试着改成更简洁版本
• 补 1 条留档规则

讲师提醒

• 先把输入材料收干净，再让学员动手。
• 强调人工确认和责任边界，不把自动生成当最终成品。
• 每节课都要让学员带走一个第二天能复用的模板。

下一课衔接

下一节进入 第 18 课 运营场景：周报、活动复盘与问题清单，把这节课的成果继续推进成更完整的作品或流程。